پیش از استفاده از سرویس منشی تلفنی چه نکاتی را باید بدانید؟

اگر کسب و کار جدیدی راه‌اندازی کرده‌اید استفاده از سرویس منشی تلفنیتصمیم مهمی برای شما خواهد بود. این سرویس می‌تواند در انجام بسیاری از کارهای اولیه کمکتان کند و فایده‌های بسیاری داشته باشد.

سرویس منشی تلفنی چیست؟

پیش از این که جلوتر برویم، اول ببینیم سرویس منشی تلفنیچیست و به چه کار شما می‌آید. در این سرویس فردی امور دفتری شما را از راه دور رسیدگی می‌کند و برای پاسخگویی به تماس‌هایتان نیازی نیست در دفتر کار شما حضور داشته باشد.
روش کار سرویس منشی تلفنی چیست؟
از آنجا که در این سرویس منشی از راه دور با شما همکاری می‌کند، از نرم‌افزارهای ویژه‌ای استفاده می‌کند که از طریق آن با کامپیوتر و سیستم تلفن شما در ارتباط است. با این کار تماس‌های ورودی شما به منشی منتقل می‌شود. او می‌تواند پیغام تماس‌گیرنده را بگیرد و آن را به فرد مورد نظر در شرکتتان برساند.
این سرویس هر زمان که آن را به کار اندازید کار می‌کند و هر زمان که آن را از کار بیندازید خاموش می‌شود. سرویس منشی‌تلفنیمی‌تواند تنها در ساعات استراحت شما و زمانی که خارج از دفترتان هستید کار کنند و یا کلاً تمامی تماس‌هایتان را مدیریت کنند. چند نمونه از مواردی که می‌توان از این سرویس بهره برد:
وکیل‌ها- زمانی که در دادگاه و خارج از دفتر کارتان هستید می‌توانید از سرویس منشی تلفنی استفاده کنید.
دندان‌پزشکان- وقتی بیمار دارید می‌توانید از سرویس منشی تلفنی استفاده کنید. او قادر است قرارهای شما را برنامه‌ریزی کند و برای یادآوری با شما تماس بگیرد.
کسب و کارهای کوچک- در هر کسب و کار کوچکی می‌توانید در زمان‌های پرمشغله خود ازسرویس منشی تلفنی استفاده کنید.
این‌ها تنها چند نمونه از موارد استفاده از سرویس منشی تلفنیدر حرفه شما هستند.
دلایلی برای استفاده از سرویس منشی تلفنی
آیا می‌دانستید که حدود ۷۵% از تماس‌‌گیرندگان با کسب و کارهای جدید یا کوچک پس از وصل شدن تماس به پیغامگیر تلفن را قطع می‌کنند؟ ۷۵% رقم بالایی برای از دست دادن فرصت‌هایی است که می‌توانند کسب و کار شما را یک پله بالاتر ببرند.
با داشتن منشی مجازی، می‌توانید درصد تماس‌های قطع‌شده به شرکتتان را به صفر نزدیک کنید. مادامی که از سرویس منشی تلفنیخود به درستی استفاده کنید، دیگر چنین فرصت‌هایی را از دست نمی‌دهید. وقتی یک فرد و نه پیغامگیر به تماس پاسخ می‌دهد می‌تواند خدمات به مراتب بهتری را به مشتری عرضه کند.
داشتن منشی تلفنی در مقایسه با شرایطی که خودتان یک تنه تمام وظایف را انجام دهید وجهه حرفه‌ای‌تری به شما و کسب و کارتان می‌بخشد. زمان بیش‌تری برایتان باقی می‌ماند و می توانید به مراجعان و مشتریانتان بهتر رسیدگی کنید.
در کنار این دلایل، و در مقایسه با یک منشی در شکل سنتی‌اش، استفاده ازسرویس منشی تلفنی باعث صرفه‌جویی در هزینه‌هایتان می‌شود،‌ چرا که هزینه آن حدود ۲۰% هزینه یک منشی معمولی است، اما با همان خدمات و حتی گاهی بیش‌تر.
اگر به دنبال راهی برای عرضه خدمات بهتری به مشتریانتان و توسعه کسب و کار جدید یا باسابقه‌تان هستید، در فکر استفاده از سرویس منشی تلفنی از «دفتر شما» باشید.